Was KI für die Arbeit mit Dokumenten bedeutet
KI verändert von Grund auf, wie Dokumente entstehen. Angebote, Schreiben und Akten werden in wenigen Jahren anders erstellt als heute, und für viele Unternehmen ist dieser Wandel disruptiv. Disruptionen durch Technologie hat die Wirtschaft schon oft erlebt, und es gibt Erfahrung damit, wie sich eine neue, wirkungsvolle Technik ausbreitet.
Heute erreicht diese Entwicklung die Verwaltung. Zur Einordnung zwei Bilder, das eine aus der Industriegeschichte, das andere aus einer Kölner Sage. Beide helfen, sich vorzustellen, was KI in der Arbeit mit Dokumenten leistet und was sie von denen verlangt, die mit ihr arbeiten.
Menschen machen sich beim Einsatz von KI Sorgen um ihre Arbeitsplätze, und der Hype um ihre Möglichkeiten macht es schwer, Chancen und Risiken nüchtern abzuschätzen. Dabei ist KI zunächst ein neues Kapitel in einer langen Geschichte: der Steigerung von Produktivität durch Technologie. Ein deutlich älteres Kapitel dieser Geschichte hilft bei der Vorstellung: die Nähmaschine. Sie allein hat niemanden ersetzt. Aber wer mit ihr arbeitete, war viel schneller als von Hand und in vielen Fällen auch besser. Von Hand genäht wird bis heute, aber nur dort, wo Nähmaschinen an ihre Grenzen kommen. Mit KI verhält es sich genauso. Unternehmen, die KI-gestützt arbeiten und diese Grenzen kennen, arbeiten effizienter und mit höherer Qualität.
Damit das gelingt, müssen Unternehmen ihre Prozesse anders denken und anpassen, ähnlich wie Nähereien ihre Abläufe vom Entwurf über die Materialwirtschaft bis zum Vertrieb an die Nähmaschine anpassen mussten.
Die KI-basierte Automation wird die Bürowelt erfassen. Sind Ihre Mitarbeitenden bereit für den Wandel? Sind Ihre Prozesse angepasst?
Fleißige, unsichtbare Helfer, die nachts erledigen, was tagsüber liegen bleibt: die Post sortiert, die Akte vorbereitet, das Schreiben entworfen, die Zahlen eingetragen. Morgens ist es gemacht, klaglos, routiniert, jeden Tag gleich gut. Und der Mensch tut, wofür er eingestellt wurde: entscheiden, prüfen, mit Kunden sprechen. Große Unternehmen haben sich solche Helfer schon immer gebaut, mit Softwareprojekten, die Jahre dauern und Millionen kosten, und die sich nur lohnen, wenn ein Vorgang hunderttausendfach läuft. KI senkt die Kosten der Automatisierung so weit, dass sich dieselben Helfer jetzt auch bei den Volumina eines mittelständischen Betriebs rechnen.
Was Konzernen vorbehalten war, ist für den Mittelstand bezahlbar geworden.
Die Konsequenz für den Mittelstand.
Überall dort, wo Dokumente entstehen, in Angeboten, Schreiben, Bestätigungen, Protokollen, Akten, kann ein Betrieb mit KI schneller und besser arbeiten als ohne. Das ist heute so, mit den Werkzeugen, die es gibt.
Wer seine Abläufe darauf einstellt, hat am Ende einen Betrieb, der mit derselben Belegschaft mehr schafft und schneller antwortet als der Wettbewerb, und zwar bevor die meisten anderen damit angefangen haben. Wer es nicht tut, sieht es irgendwann beim Wettbewerber.
Wo sind bei Ihnen die Engpässe, und was wäre, wenn es sie nicht gäbe?
Schadenregulierung in einer Anwaltskanzlei
Das folgende Beispiel ist an typische Projekte angelehnt. Es zeigt die Stufen der Automation an einem Vorgang, der in Kanzleien täglich anfällt: der Regulierung von Verkehrsunfällen.
Die Regulierung folgt einem klaren Rahmen. Die einzelnen Schritte hängen jedoch stark von Unfallhergang, Beteiligten und Schäden ab, und auch die Ausführung kennt viele Varianten. Hinzu kommt Recherche- und Formulierungsarbeit, damit der Sachverhalt präzise und juristisch sauber dargestellt wird.
Vorher.
Der Anwalt hat die Akte gelesen und die Haftung beurteilt. Dann öffnet er einen früheren Fall, der diesem ähnlich ist, kopiert die Datei und ändert Mandant, Gegner und Aktenzeichen. Er liest das Gutachten, überträgt Reparaturkosten, Wertminderung und Gutachterkosten, schlägt den Nutzungsausfall in der Tabelle nach, rechnet Pauschale und Gebühren. Er prüft, ob die Anspruchsgrundlagen des alten Falls noch passen, und formuliert um, was nicht passt. Zum Schluss liest er alles noch einmal, weil im kopierten Text immer etwas vom alten Fall stehen bleibt. Routinearbeit mit juristischem Urteil darin, und jedes Mal von vorn.
Damit ist ein wichtiger Meilenstein erreicht.
Für die meisten Vorgänge im Mittelstand ist das die Stufe, auf der man bleibt: Der Engpass ist weg, die Arbeit läuft, der Aufwand war überschaubar.
Wenn weitere Skalierung sinnvoll ist
Das Schreiben, das die Sachbearbeitung gebremst hat, bremst nicht mehr; sie kann deutlich mehr Fälle bearbeiten, als sie bekommt. Also wird akquiriert: Werkstätten, Gutachter, Autohäuser, die Unfallmandate vermitteln. Es gelingt, die Fälle kommen, und mit ihnen die Frage, wie man das Volumen bewältigt, ohne dass das Plugin an seine Grenzen stößt. Aus der Automation eines Vorgangs wird der Bedarf nach einem System.
Die eigene Anwendung.
Aus dem Plugin wird eine Anwendung der Kanzlei. Unter der Haube arbeiten KI-Systeme, obendrauf die Oberfläche, die die Kanzlei braucht, und die Anbindung an RA-MICRO oder Advoware: Akte raus, Schreiben rein, Versand über beA, Fristen im Kalender. Niemand kopiert mehr etwas.
Das Schreiben geht am Tag des Mandats raus. Der Anwalt beurteilt Haftungsfragen und liest Schreiben, statt sie zu bauen. Die Kanzlei hat aus einem Engpass ein Geschäft gemacht.
Welche Stufe die richtige ist, entscheidet die Rechnung, nicht der Vorgang.
Jede weitere Stufe kostet mehr Aufbau und spart je Vorgang mehr. Bei reiner Automation entscheidet deshalb das Volumen: Wie oft läuft der Vorgang, was kostet er heute, was spart die nächste Stufe je Durchlauf. Eine Auftragsbestätigung, die zehnmal am Tag geschrieben wird, rechtfertigt mehr als eine, die zehnmal im Jahr geschrieben wird.
Bei Vorgängen, die den Vertrieb bremsen, kommt eine zweite Größe dazu: nicht nur weniger Kosten je Fall, sondern mehr Fälle, also mehr Umsatz. Dann rechnet sich eine hohe Stufe schon bei kleineren Volumina.
Ärmel hoch.
Fangen wir mit einem Gespräch an.
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